Nachsendeauftrag für Firmen: Geschäftlich Post nachsenden lassen

Die Deutsche Post unterscheidet klar zwischen dem privaten und dem geschäftlichen Nachsendeauftrag. Während der private Auftrag für Einzelpersonen und Familien gedacht ist, richtet sich der geschäftliche Nachsendeauftrag ausdrücklich an Firmen, Selbstständige und Organisationen.

Der wichtigste Unterschied betrifft nicht den Preis, sondern den Umfang: Beim privaten Nachsendeauftrag können Sie bis zu 6 Personen eines Haushalts eintragen. Beim geschäftlichen Nachsendeauftrag gilt der Auftrag für genau eine Firma — unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter dort arbeiten.

Diese Abgrenzung ist mehr als eine Formalie: Sie entscheidet über 20 € Preisunterschied und darüber, welche Nachweise Sie überhaupt beibringen müssen. Wo die Grenze im Einzelfall verläuft, hängt an der Adressierung Ihrer eingehenden Post — nicht daran, ob Sie sich selbst als Firma verstehen.

Der geschäftliche Nachsendeauftrag kostet bei der Deutschen Post 51,90 € für 6 Monate bei Online-Bestellung; an der Poststation oder in der Filiale sind es 54,90 €. Das sind 20 € mehr als beim privaten Nachsendeauftrag. Seit Januar 2025 gibt es ausschließlich die 6-Monats-Laufzeit — längere Optionen hat die Post gestrichen.

Der Online-Weg ist in beiden Fällen 3 € günstiger als der Weg über die Filiale. Alle weiteren Preisvarianten stehen im Ratgeber Nachsendeauftrag Kosten.

Was unser Service kostet — und was nicht

Wir stellen den Auftrag bei der Deutschen Post, prüfen die Angaben vorab und behalten bei den längeren Laufzeiten den Ablauftermin im Blick: 129,90 € für 6 Monate, 239,90 € für 12 Monate, 449,90 € für 24 Monate, die Postgebühren sind jeweils enthalten. Diese Preise gelten für Privat- und Geschäftskunden gleichermaßen.

Das hat eine Konsequenz, die wir offen aussprechen: Bei einem geschäftlichen Auftrag liegt die Postgebühr mit 51,90 € höher als privat, unser Preis bleibt aber derselbe. Der Aufschlag für die Abwicklung und die Fristenüberwachung fällt für Geschäftskunden also kleiner aus — ein günstigerer Einkauf ist es trotzdem nicht. Wer den Auftrag selbst stellt und selbst an den Ablauftermin denkt, zahlt weniger. Worauf Sie bei Anbietern in diesem Markt achten sollten, steht im Ratgeber Warnung vor unseriösen Drittanbietern.

Für viele Unternehmen sind sechs Monate zu kurz. Eine Verlängerung im Wortsinn gibt es bei der Post nicht: Ein laufender Auftrag lässt sich nicht strecken, es braucht einen kompletten Neuauftrag mit Anschlussdatum, der erneut bezahlt wird. Wie das Anschlussdatum zu wählen ist, rechnet der Ratgeber Nachsendeauftrag verlängern vor.

Nicht jeder darf einfach die Post einer Firma umleiten. Die Deutsche Post verlangt, dass der Antragsteller vertretungsberechtigt ist. Das bedeutet:

• Geschäftsführer (GmbH, UG) — laut Handelsregister eingetragen
• Inhaber (Einzelunternehmen) — mit Gewerbeschein oder steuerlicher Anmeldung
• Vorstandsmitglieder (AG, e.V.) — laut Handels- oder Vereinsregister
• Bevollmächtigte — mit schriftlicher Vollmacht des Vertretungsberechtigten
• Prokuristen — mit Eintragung im Handelsregister

Ein normaler Mitarbeiter kann den Nachsendeauftrag also nicht eigenmächtig einrichten. Er benötigt eine Vollmacht der Geschäftsleitung.

Drei Stolpersteine bei der Vertretungsberechtigung

Gesamtvertretung. Sind im Handelsregister zwei Geschäftsführer eingetragen, die nur gemeinsam vertreten dürfen, reicht die Unterschrift einer Person nicht. Prüfen Sie den Registerauszug auf die Vertretungsregelung, bevor Sie den Auftrag stellen.

Veralteter Auszug. Wechselt die Geschäftsführung oder der Vorstand, sagt ein alter Auszug nichts mehr über die aktuelle Lage aus. Ziehen Sie einen frischen Auszug, wenn der letzte mehrere Monate zurückliegt.

Vollmacht ohne Grundlage. Eine Vollmacht wirkt nur, wenn auch die Berechtigung des Vollmachtgebers belegt ist. Legen Sie daher immer beides vor: die Vollmacht und den Nachweis der Person, die sie ausgestellt hat.

Je nach Unternehmensform verlangt die Deutsche Post unterschiedliche Dokumente. Hier eine Übersicht:

Bei der Online-Bestellung werden diese Nachweise in der Regel als Scan oder Foto hochgeladen. Bei der Bestellung in der Postfiliale müssen Sie die Dokumente im Original oder als beglaubigte Kopie vorlegen. Zusätzlich wird ein gültiger Personalausweis des Antragstellers benötigt.

Achten Sie darauf, dass die Anschrift auf dem Nachweis mit der alten Geschäftsadresse übereinstimmt, die Sie im Auftrag angeben. Weicht der Registereintrag ab, weil die Sitzverlegung dort bereits eingetragen wurde, halten Sie einen zweiten Beleg für die alte Anschrift bereit — etwa eine Rechnung oder einen Schriftwechsel an die bisherige Adresse. Wer den Auftrag auf Papier einreicht, findet die Hinweise dazu im Ratgeber Nachsendeauftrag Formular als PDF.

Der Nachsendeauftrag greift über den Namen, der im Auftrag steht. Bei Privatpersonen ist das unkritisch — ein Nachname ändert sich selten. Bei Firmen dagegen weicht der Name auf dem Umschlag regelmäßig von dem ab, was im Register steht. Je weiter die Adressierung vom eingetragenen Namen entfernt liegt, desto größer ist das Risiko, dass eine Sendung nicht zugeordnet und nicht weitergeleitet wird.

Rechtsformzusatz

„Muster Bau GmbH“, „Muster Bau G.m.b.H.“, „Muster Bau Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ und schlicht „Muster Bau“ sind vier Schreibweisen derselben Firma. Tragen Sie im Auftrag den vollständigen, eingetragenen Namen ein — genau so, wie er im Handelsregister steht, inklusive Rechtsformzusatz und Zeichensetzung. Das ist der Name, an dem sich alles andere messen lässt.

Abweichende Marke oder Geschäftsbezeichnung

Viele Unternehmen treten nach außen unter einer Marke auf, die mit dem Registereintrag nichts zu tun hat: Der Laden heißt „Sonnenschein Naturkost“, eingetragen ist die „Bergmann Handels-UG (haftungsbeschränkt)“. Lieferanten, Kunden und Dienstleister adressieren dann an die Marke, Behörden und Banken an den Registernamen. Beide Varianten kommen bei Ihnen an — und beide müssen abgedeckt sein. Klären Sie vor dem Auftrag, wie sich zusätzliche Namensvarianten hinterlegen lassen; wo das nicht möglich ist, bleibt nur ein zweiter Auftrag.

Frühere Firmierung nach einer Umfirmierung

Wer in den letzten Jahren umfirmiert hat, bekommt fast immer noch Post an den alten Namen — aus Verträgen, alten Kundendateien, Dauerschuldverhältnissen. Nehmen Sie diesen Namen bei der Planung mit auf, statt sich darauf zu verlassen, dass ihn niemand mehr benutzt.

Mehrere Firmen unter einer Anschrift

Holding und operative Gesellschaft, zwei Schwestergesellschaften, GmbH und UG im selben Büro: In all diesen Fällen brauchen Sie pro Gesellschaft einen eigenen Auftrag zu jeweils 51,90 €. Ein Auftrag für die Muttergesellschaft erfasst die Tochter nicht, auch wenn beide dieselbe Tür teilen. Dasselbe gilt für Bürogemeinschaften und Coworking-Adressen, an denen mehrere Firmen sitzen.

So gehen Sie vor

1. Posteingang der letzten zwölf Monate sichten. Notieren Sie jede Namensvariante, die auf einem Umschlag stand — inklusive Zusätzen wie „z. Hd.“, Abteilungsnamen oder einer c/o-Angabe.
2. Registernamen daneben legen. Handelsregister-, Vereinsregister- oder Gewerbeeintrag, buchstabengenau.
3. Lücken schließen. Varianten, die der Auftrag nicht abdeckt, melden Sie besser direkt bei den betreffenden Absendern um, statt auf die Nachsendung zu hoffen.
4. Nach dem Start prüfen. Fällt in den ersten Wochen auf, dass eine Variante fehlt, klärt der Ratgeber Nachsendeauftrag ändern, welche Angaben sich am laufenden Auftrag noch anpassen lassen und welche einen Neuauftrag erzwingen.

Ein geschäftlicher Nachsendeauftrag läuft auf den Firmennamen — er erfasst nicht automatisch jede Person, die in diesem Unternehmen arbeitet. Für kleinere Büros ist das der Punkt, der am häufigsten übersehen wird.

Praktisch heißt das: Ein Brief an „Muster Bau GmbH“ trägt den Namen aus dem Auftrag. Ein Brief an „Frau Sabine Vogt, Muster Bau GmbH“ trägt ihn ebenfalls. Ein Brief, der nur an „Sabine Vogt“ unter der Geschäftsanschrift adressiert ist, trägt ihn dagegen nicht — er ist eine persönlich adressierte Sendung an einer Firmenadresse.

Solche Post gibt es in fast jedem Betrieb: Schreiben von Kammern und Berufsverbänden, Fortbildungsunterlagen, Zeugnisse, Nachweise von Sozialversicherungsträgern. Wer darauf angewiesen ist, klärt am besten vorab mit der Post, wie diese Fälle im Auftrag zu erfassen sind, statt es dem Zufall zu überlassen.

Der private Auftrag erlaubt bis zu sechs Namen unter einer Anschrift — er ist allerdings für einen Haushalt gedacht, nicht für ein Büro. Wie das Zusammenspiel mehrerer Namen unter einer Adresse grundsätzlich funktioniert, erklärt der Ratgeber Nachsendeauftrag für WG und mehrere Personen.

Umgekehrt gilt dieselbe Trennung: Zieht eine Mitarbeiterin privat um, ist das ihre Sache und nicht die der Firma. Und ein Beschäftigter kann für das Unternehmen keinen Auftrag stellen, ohne dass eine Vollmacht vorliegt.

Für Unternehmen ist das der heikelste Punkt eines Umzugs. Vorab in aller Deutlichkeit: Die folgenden Absätze ordnen die Praxis ein und sind keine Rechtsberatung. Geht es um eine konkrete Frist, fragen Sie Ihre Anwältin, Ihren Steuerberater oder die Stelle, von der das Schreiben stammt.

Drei Dinge lassen sich ohne Paragraphenkunde festhalten:

• Eine Nachsendung verzögert die Zustellung. Der Brief geht zunächst den Weg zur alten Anschrift, wird dort ausgesteuert, umgeleitet und anschließend neu zugestellt. Das kostet Tage. Bei Schreiben mit kurzer Reaktionszeit ist genau das der Nachteil.
• Fristen laufen unabhängig von Ihrem Umzug weiter. Eine Nachsendung ändert den Weg des Briefes, nicht den Kalender. Wer darauf vertraut, die Post werde schon irgendwann ankommen, riskiert, dass eine Frist verstrichen ist, bevor das Schreiben auf dem Schreibtisch liegt.
• Eine Nachsendung ersetzt keine Adressänderung. Handelsregister, Finanzamt, Gewerbeamt, IHK, Berufsgenossenschaft und Ihre Kammer führen jeweils eigene Datenbestände. Ein Auftrag bei der Post erreicht keinen davon.

Dazu kommt eine Einschränkung, die gerade bei amtlicher Post greift: Absender können den Vermerk „Nicht nachsenden“ oder „Zurück bei Unzustellbarkeit“ auf den Umschlag setzen. Solche Sendungen werden trotz aktivem Auftrag nicht weitergeleitet, sondern gehen an den Absender zurück. Behörden, Banken und Versicherungen nutzen diesen Vermerk häufig. Welche Sendungsarten sonst noch herausfallen, listet der Ratgeber Was wird nicht nachgesendet? auf.

Die praktische Konsequenz: Behandeln Sie den Nachsendeauftrag als Sicherheitsnetz für Post, an die Sie nicht denken. Die Stellen, von denen Sie fristgebundene Schreiben erwarten, gehören zuerst und direkt auf die Ummelde-Liste — nicht auf die Warteliste der Nachsendung.

Freiberufler und Einzelunternehmer

Als Freiberufler — etwa Ärzte, Anwälte, Architekten oder Berater — benötigen Sie keinen Gewerbeschein, da Sie kein Gewerbe im klassischen Sinne betreiben. Stattdessen reicht die steuerliche Anmeldung beim Finanzamt oder ein aktueller Steuerbescheid, der Ihre Geschäftsadresse ausweist.

Wenn Ihre Geschäftspost an Ihren persönlichen Namen adressiert ist (ohne Firmennamen), kann ein privater Nachsendeauftrag ausreichen. Erhalten Sie jedoch Post an einen Praxis- oder Kanzleinamen, brauchen Sie den geschäftlichen Auftrag.

Vereine (e.V.)

Vereine benötigen einen Vereinsregisterauszug, und der Antrag muss von einem vertretungsberechtigten Vorstandsmitglied gestellt werden. Achten Sie darauf, dass die Vertretungsberechtigung im Registerauszug klar ersichtlich ist.

Eine Besonderheit kommt bei Vereinen häufig dazu: Die eingetragene Anschrift ist oft die Privatadresse eines Vorstandsmitglieds. Wechselt dieses Amt, zieht die Vereinspost mit — und ein Nachsendeauftrag an der alten Privatadresse ist dann der falsche Hebel. In diesem Fall führt der Weg über die Änderung der Anschrift im Register und die Information an Mitglieder, Bank und Finanzamt.

Praxen, Kanzleien und Gemeinschaftspraxen

Arztpraxen, Anwaltskanzleien und Steuerberatungskanzleien sind häufig als GbR oder Partnerschaftsgesellschaft organisiert. Hier benötigen Sie den Gesellschaftsvertrag oder die Eintragung im Partnerschaftsregister. Bei einer Einzelpraxis reicht die steuerliche Anmeldung.

Der Nachsendeauftrag sichert die Übergangszeit ab — doch bei einer Firmensitzverlegung gibt es darüber hinaus einiges zu tun. Die Post wird für sechs Monate weitergeleitet, aber Sie sollten parallel alle wichtigen Stellen über die neue Adresse informieren.

Vorlauf einplanen

Ein Nachsendeauftrag wirkt nicht rückwirkend. Beauftragen Sie ihn deshalb zwei bis drei Wochen vor dem Umzugstermin; das Minimum liegt bei fünf Werktagen vor dem gewünschten Starttag. Bei Firmenumzügen, die sich über mehrere Wochen ziehen, orientieren Sie sich am Tag, an dem der Briefkasten am alten Standort nicht mehr geleert wird — nicht am Tag, an dem der letzte Karton fährt.

Pakete sind nicht enthalten

Besonders wichtig: Der Nachsendeauftrag gilt ausschließlich für Briefsendungen der Deutschen Post. Pakete und Päckchen sind nicht enthalten — auch DHL-Pakete nicht, obwohl DHL zur Deutsche Post DHL Group gehört. Brief- und Paketnetz sind getrennte Systeme. Ebenso wenig werden Sendungen von Hermes, DPD, GLS oder UPS nachgesendet.

Für Firmen wiegt das schwerer als für Privathaushalte: Lieferantensendungen, Ersatzteile, Retouren, Muster und Hardware aus Verträgen laufen fast vollständig über das Paketnetz. Warum das so ist und was stattdessen funktioniert, lesen Sie im Ratgeber zu DHL-Paketen und dem Nachsendeauftrag. Informieren Sie Ihre Lieferanten und Geschäftspartner daher möglichst frühzeitig über die neue Adresse — und ändern Sie die Lieferadresse in allen Bestellportalen, die Ihr Einkauf nutzt.

Neben dem Nachsendeauftrag sollten Sie folgende Stellen über Ihre neue Geschäftsadresse informieren:

Behörden und Register

• Finanzamt — steuerliche Ummeldung
• Handelsregister — Sitzverlegung eintragen (Notar nötig)
• IHK — Adressänderung melden
• Gewerbeamt — Gewerbe ummelden
• Berufsgenossenschaft — neue Betriebsstätte

Geschäftspartner und Verträge

• Bank — Geschäftskonto aktualisieren
• Versicherungen — Betriebshaftpflicht und weitere Policen
• Lieferanten — Lieferadresse ändern
• Kunden — per Rundschreiben informieren
• Telekommunikation — Telefon und Internet

Welche Stellen bei einem Adresswechsel sonst noch dazugehören, listet die Checkliste zum Adresse ändern auf; die zeitliche Reihenfolge rund um den Umzugstermin steht in der Umzug-Checkliste. Was ein Umzug an Postthemen insgesamt mit sich bringt, fasst der Ratgeber Umzug: Post nachsenden zusammen.